Réunion du Conseil d'Administration et du Conseil Technique

• Date : Jeudi 8 juin 2017
• Lieu : Pavillon des Jardins
• Début : 19h03
• Fin : 20h 33

Présents :

• Gabriel Detraz
• Michael Paulon (procuration de Rémi Oudin)
• Nicolas Gasnier
• Rémy Garnier
• Charlie Jacomme
• Emmanuel Arrighi (arrivé à 19h04)
• Florent Marconi

Exilés (mais toujours présents dans nos cœurs) :

• Mathilde Espinasse
• Rémi Oudin

Ordre du jour

Budget 2B

On propose un budget de 500€ pour le 2B. Ce point sera soumis au vote du CA.Les nounous demandent plus de budget et remarquent que le 2B est sale et qu'il faudrait le ranger.

• Pour : 4
• Contre : 0
• Abstentions : 0

Le Budget est donc approuvé à l'unanimité des votants.

Point rentrée

Il faudra modifier et remettre à jour les livrets CRANS (et les réimprimer) : il faut fixer une deadline pour la version finale (15 août), commandes de consommables à faire pour la rentrée . La rentrée Crous à lieu du 29 au 30 août

Il reste environ 280 câbles. Nicolas propose d'en commander. Le budget serait d'environ 2€ par câble pour 1000 câbles. (https://www.maison-du-cable.com/Prix/Cable-RJ45-Cat5e-U-UTP-5M-6646.html (câble blanc)) Stockage au 0A. On propose un budget de 2000€ pour les câbles. Ce point sera soumis au vote du CA.

• Pour : 4
• Contre : 0
• Abstentions : 0

Le Budget est donc approuvé à l'unanimité des votants.

Étude du choix des goodies pour la rentrée. Les propositions sont :

• Stickers (environ 800€ les 5000). Voir avec FedeRez pour leur fournisseur. On propose aussi des stickers avec la possibilité de mettre les login dessus.

  • chez FedeRez : fournisseur Camaloon

• Clés USB :
  • Mauvaise expérience et potentiellement assez cher.
  • Difficile d'en avoir de bonne qualité pour un budget raisonnable.
  • En donner à la fin des séminaires avec les slides dessus?
• Des peluches !

Quand les distribuer ?

• À la rentrée ?
• À la soirée CRANS ? A priori oui pour les peluches. Proposer des goodies à distribuer à la soirée permet d'en commander une plus petite quantité, et de quand même inonder le campus de goodies stylé.

Accord de principe pour des peluches et des stickers. Budget à fixer au prochain CA.

Point WEI

Fixer une deadline pour les versions à imprimer des livrets WEI. Les livrets envoyés après cette date seront facturés. Idée : 1 septembre deadline, 10 septembre on imprime plus rien. Décision finale :

• 15 aout pour le livret BDE, à partir du 1er septembre on imprime plus.
• 5 septembre pour les livrets bus, après le 10 septembre on fait rien du tout.

Faites beaucoup de comm' auprès du BDE pour que l'info arrive jusqu'aux bus

Réfléchir à l'animation. Twister sur clavier ? Pourquoi on a des buts de water-polo ? Nettoyer le Twister pour l'utiliser.

Communication externe

On propose une mise à jour de la charte graphique du Crans.

• Nouveau logo : EkstaProd et proposer à Pensil)

  • Deadline : 30 juillet.
  • Charte graphique :
    • garder l'arobase ?
    • prise RJ45 ?
    • Finalement pas de contraintes imposées.
• Création d'un site web, statique (utilisation d'outils non libres ?).
  • Objectifs :
    • Com externe
    • Information rapide et FAQ pour les gens ne pouvant pas utiliser le wiki
    • Dissociation wiki. Minimiser le nombre d'interaction vers le wiki.
    • Centraliser les infos essentielles
    • Newsletter

Un nouveau site web, qui un peu dans l'idée de la page d'accueil de Myriam, serait cependant plus orienté vers les gens extérieur et/ou qui y connaissent pas grand chose. Donc, une présentation rapide du Crans, une FAQ, les infos essentielles/news (ça marche, ça marche pas, les événements, etc). Il faut aussi qu'il permette d'afficher les communications faites sur facebook/twitter…

Modernisation des adhésions

Étude du fait de rendre obligatoire la création d'un compte Crans. Création d'office pour éviter les problèmes de paiement (accès au données, problème légaux) et les problèmes de présence aux permanences Avancer sur l'archivage des comptes non utilisés On décide de créer automatiquement un compte crans à l'inscription.

Une proposition, permettre aux gens d'adhérer totalement en ligne. Cela n'empêche de tenir les perms rentrée crous pour rester le premier contact des 1A. Pour la réadhésion plutôt que l'adhésion? Difficulté pour trouver des câbleurs en août. Possibilité d'activation temporaire. Faire ça depuis une prise ? Problème de validation du statut d'étudiant et des noms. Possibilité d'adhérer que pour le Wifi? Réduction effective des charges des permanences? Question de la nécessité du contrôle d'identité. Faire la réadhésion par Internet est plutôt simple, la première adhésion pose plusieurs problèmes (contrôle de l'identité).

On décide de créer un nouveau système pour les réadhésions. Pour les nouvelles adhésions, on propose de tester un outil pour les vacances.

* Objectif pour la rentrée : Avoir le système de réadhésion qui fonctionne + modifier le mail de fin d'adhésion * Objectif plus long terme : Pouvoir, par exemple lors des vacances, proposer aux gens d'adhérer totalement en ligne.

Limiter le nombre de permanences (en particulier le midi) 3 permanences fixes (lundi, mercredi et vendredi soir) et on essaie de les tenir. Non. On les tient. Point. Perm officiel le midi? Un système de prise de rendez-vous pour les gens qui ne peuvent pas venir le soir. Difficulté avec le vendredi soir Faire des flyers pour le CROUS pour donner les heures de permanence et l'adresse mail de contact au cas où. Politique random pour les vacances.

Portail captif

Création d'un portail captif pouvant être réutilisé suivant les évènements(installs partys, conférences, PR…). Il en existe déjà, à faire nous même ou pas ? Gabriel s'en charge.

Les 20 ans du Cr@ns

https://pad.crans.org/p/20Ans

Fusion journée Federez (soirée)

Recenser les idées.

Demander une subvention CVE pour la sécurité.

Remplir le pad d'idées.

Textiles

Relancer une commande de textiles.

On attend le logo.

Le droit mailing

On garde le droit modérateur (à l'origine pour modérer les News) et on l'autorise à créer des ML.

Divers

On demande un badge du portail au CROUS.

Permanences PR : aléatoires en fonction des disponibilités.

On relance la commande des disques WD RED pour Charybde : déja fait.

Croissants AGO : Nicolas rembourse les croissants.

Remarques

• PEB a fait remarquer que changer les barillet du 2B reste pertinent, il semblerait qu'il y ait des clés qui aient disparu avec des membres actifs aux alentours de 2012. On a retrouvé les MA ou les clés ? Il semblerait que non.
• Charlie sera absent de la fin de cette réunion jusqu'au 1er juillet. Contactable par téléphone ou mail en cas d'urgence, il sera sinon en train de siroter un cocktail sur une plage de sable blanc. Ou en train d'essayer d'avoir l'agreg, Au choix.